今日は、会社でよく使うOutlookの話です。
日々メールを使って仕事をしているので、メールがめちゃくちゃ受信されます。すると、過去を思い出す為に読み返したい時は、「宛先」・「日時」・「Googleデスクトップによる検索」を手がかりに探そうとします。大体目的のメールは見つかりますが、関連するメールはひとまとめにして管理したいところです。
Gmailでは、右の画像のようにメールのカテゴライズに「ラベル」という機能があります。宛先や件名や本文中のキーワードによって、メール毎にラベル(付箋をイメージ)を付け、ラベルが付けられたメールを一覧表示することが出来ます。
この機能は超便利です。自分でいそいそとメールをフォルダに移動…なんて人力作業はもう必要なくなってしまうのです。しかも1つのメールに複数のラベルを付けれるので、一覧方法の複数の方法で目的のメールを探すことが出来ます。
Outlookでもこの機能を使えないかなぁと探していました。すると、以下の機能を使って近い機能を実現できることがわかりました。
■1.分類項目でラベル管理
■2.仕訳ルールで自動的に分類項目付け
■3.検索フォルダを使って一覧表示
それでは順に説明します。
■1.分類項目でラベル管理
Outlookでの「分類項目」という名前は、Gmailの「ラベル」と同義です。まずは、この分類項目に対し、自分の好きな名前を登録します。
・まず任意のメールを右クリックし、「分類」を選択。
・分類項目というポップアップが表示されるので、分類項目マスターから自分の好きな分類項目を追加登録する。
■2.仕訳ルールで自動的に分類項目付け仕訳ルールの適用
仕訳ルールを使って、分類項目が自動的にメールに付けられるようにします。
「ツール」→「仕訳ルールと通知」を選択します。宛先、件名等の自分の好きなルールを設定し、「分類項目を割り当てる」を選択します。先ほど自分で登録した分類項目の中から付与したい分類項目名を選択し、仕訳ルールを登録します。
■3.検索フォルダを使って一覧表示
2まで完了すると、メールが受信したら自動的にそのメールには分類項目が付けられているはずです。それでは、この分類項目を使用して、一覧表示しましょう。
方法は、Outlookの「検索フォルダ」を使用します。これはある条件に合致したメールを仮想フォルダ内にあるように見せかけ、一覧表示できる機能です。
Outlook左のナビゲーションウィンドウにある「検索フォルダ」を右クリックし、「新しい検索フォルダ」を選択します。
その後、「カスタム検索フォルダを作成する」を選択し、条件設定のポップアップから好きな分類項目を設定します。
すると出来上がりです。
フォルダに移動するという作業は本当に面倒だし、時間がかかります。この機能を使えばフォルダ分けの作業は無くなり、メール探しも効率upでデキル男に変身です。
お試し下さい。
■Gmail
http://mail.google.com/
■Microsoft outlook
http://office.microsoft.com/ja-jp/outlook/default.aspx
